Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób platforma Wiralio (system ERP/CRM w modelu SaaS) prowadzona przez Wiralio Sp. z o.o. gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane użytkowników, w tym dane pozyskiwane za pośrednictwem usług Google API oraz dane z platform Meta (Facebook, Messenger, Instagram, WhatsApp) i z Telegrama (punkt 3 e–f).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — obowiązek z art. 37 RODO nie zachodzi. W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt: kontakt@wiralio.com lub pisemnie na adres siedziby.

2. Zakres dokumentu

Niniejszy dokument dotyczy platformy Wiralio (system klasy ERP/CRM świadczony w modelu SaaS) prowadzonej przez Wiralio Sp. z o.o., w tym danych pozyskiwanych przez interfejsy programistyczne Google (Google API) w związku z opcjonalnymi integracjami włączanymi przez użytkownika, oraz danych z platform Meta i z Telegrama (punkt 3 e–f).

3. Jakie dane przetwarzamy

a) Dane konta i logowania

Dane niezbędne do założenia i obsługi konta w systemie: adres e-mail, dane identyfikacyjne, dane uwierzytelniające (hasła są przechowywane w formie skrótu), a także dane techniczne sesji (patrz Polityka cookies).

b) Dane pozyskiwane z Google API

Po wyrażeniu przez użytkownika zgody w procesie Google OAuth aplikacja może uzyskać dostęp do następujących zakresów (scope) danych — i wyłącznie do nich:

Powyższa tabela wymienia wszystkie zakresy, o które aplikacja prosi. Każda z tych integracji (Kalendarz, Logowanie, SEO) jest osobna i dobrowolna — włącza ją użytkownik, a każda wymaga oddzielnej zgody wyrażonej na ekranie Google. Aplikacja nie prosi o dostęp do Dysku Google, Kontaktów, Zdjęć, YouTube, Google Ads, danych o aktywności fizycznej ani lokalizacji.

Wiralio nie prosi o żaden zakres Google z kategorii „restricted". Obsługa poczty w module Poczta odbywa się przez protokoły IMAP/SMTP poza interfejsami Google — opisuje to punkt (c) niżej.

Poza powyższymi zakresami system korzysta jeszcze z dwóch uprawnień technicznych, które nie dają dostępu do danych z konta Google użytkownika i nie wymagają jego zgody: wysyłka powiadomień push (Firebase Cloud Messaging) oraz sprawdzanie autentyczności aplikacji mobilnej (Google Play Integrity). Uwierzytelniają one nasz serwer wobec naszego własnego projektu w Google Cloud.

Nazwą aplikacji widoczną na ekranie zgody Google (OAuth consent screen) jest „Wiralio" — jest to ta sama aplikacja, której dotyczy niniejsza Polityka.

c) Moduł Poczta — dwie różne drogi logowania do skrzynki

Moduł Poczta obsługuje skrzynkę na dwa sposoby. Różnią się one zasadniczo i tylko drugi z nich dotyka usług Google.

Droga A — zwykłe IMAP/SMTP na login i hasło. Użytkownik podaje adres serwera, nazwę użytkownika i hasło. Poświadczenia przechowujemy w bazie w formie zaszyfrowanej. Ta droga działa z dowolnym serwerem pocztowym i nie przechodzi przez interfejsy programistyczne Google (Google API) ani przez ekran zgody Google — nie powstaje tu żaden token OAuth. Zasady Google Limited Use dotyczą danych otrzymanych z Google API, więc tej drogi nie obejmują.

Droga B — logowanie do Gmaila przez Google („Zaloguj przez Google"). Funkcja nieaktywna — obecnie niedostępna w żadnym wdrożeniu Wiralio. Opisujemy ją dla przejrzystości, ponieważ kod obsługujący tę drogę istnieje w aplikacji, ale jest wyłączony: wymaga poświadczeń aplikacji Google, których operator nie skonfigurował. Dopóki tak jest, w interfejsie działa wyłącznie droga A, a Wiralio nie prosi o żaden zakres Google z kategorii „restricted" i nie ma dostępu do treści skrzynek Gmail przez Google API.

Gdyby ta funkcja została w przyszłości uruchomiona, wymagałaby zakresu https://mail.google.com/ — zakresu „restricted" w najściślejszej kategorii Google, dającego pełny dostęp do zawartości skrzynki. Byłby on konieczny, ponieważ Gmail nie akceptuje węższych zakresów przy logowaniu IMAP/SMTP — węższe (gmail.readonly i podobne) działają wyłącznie z Gmail API, a nie z protokołem IMAP, na którym oparty jest moduł. Uruchomienie tej drogi wymagałoby wcześniejszego przejścia przez weryfikację Google dla zakresów „restricted" wraz z corocznym audytem bezpieczeństwa (CASA), a niniejsza Polityka zostałaby przedtem zaktualizowana.

Dane pobrane drogą B podlegają zasadom Google Limited Use — pełną deklarację zawiera dokument Google API Limited Use. W szczególności: wiadomości pobieramy po to, aby moduł Poczta mógł je wyświetlić, przeszukać i wysłać odpowiedź; nie wykorzystujemy ich do reklam, nie sprzedajemy ich, nie trenujemy na nich modeli AI, a ludzie z naszej strony ich nie czytają — poza wyjątkami dopuszczonymi przez politykę Google (wyraźna zgoda użytkownika, względy bezpieczeństwa, wymóg prawa, dane zagregowane do operacji wewnętrznych). Jeden wyjątek wskazujemy wprost: włączenie opcjonalnych funkcji AI opisanych w punkcie 7 powoduje przekazanie fragmentu wiadomości do modelu Google Gemini.

Niezależnie od drogi (A czy B) treści wiadomości i załączniki są przechowywane w systemie wyłącznie w celu świadczenia usługi (wyświetlanie, wyszukiwanie, wysyłka).

d) Dane wprowadzane do modułów

Dane wprowadzane przez użytkowników do modułów systemu (CRM, zlecenia, oferty, projekty itd.) są przetwarzane w celu świadczenia usługi. W zakresie, w jakim dane te dotyczą klientów lub kontrahentów użytkownika, są przetwarzane w imieniu i na polecenie klienta (rola podmiotu przetwarzającego). Umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) udostępniamy klientom biznesowym na żądanie (kontakt@wiralio.com).

e) Dane z platform Meta (Facebook, Messenger, Instagram, WhatsApp) oraz z Telegrama

Wiralio pozwala firmie korzystającej z systemu podłączyć jej własne konta w komunikatorach i na platformach Meta, aby obsługiwać korespondencję z klientami w module Czat. Integracje są opcjonalne — działają wyłącznie po ich włączeniu i podłączeniu konta przez firmę (na ekranie zgody Meta albo przez podanie danych bota Telegram). Część z nich jest w przygotowaniu; opisujemy je z góry, aby zakres danych był znany przed ich udostępnieniem. W ramach tych integracji przetwarzamy wyłącznie następujące dane:

Cel i podstawa. Dane z tych platform przetwarzamy wyłącznie po to, aby firma mogła prowadzić w Wiralio korespondencję ze swoimi klientami, wysyłać im wiadomości i szablony oraz — jeżeli to włączy — zarządzać swoimi Stronami, kampaniami, leadami i katalogiem. W zakresie danych klientów firmy korzystającej z Wiralio podstawę prawną przetwarzania ustala ta firma jako administrator danych (najczęściej jest nią obsługa zapytania lub umowy z klientem). W zakresie kanałów samego Wiralio podstawą jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Czego nie robimy. Danych pozyskanych z platform Meta i z Telegrama nie sprzedajemy, nie przekazujemy brokerom danych, nie wykorzystujemy do reklamy ani do profilowania i nie służą one do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Asystent AI systemu może je przetwarzać wyłącznie w ramach funkcji, które firma sama włączy (punkt 7). Nie łączymy ich z danymi innych firm korzystających z Wiralio. Dostęp do korespondencji mają wyłącznie osoby upoważnione przez firmę w systemie (np. pracownicy działu przypisanego do kanału), a ze strony Wiralio — wyłącznie upoważnieni pracownicy, gdy jest to niezbędne do utrzymania usługi lub wykonania polecenia firmy. Powiadomienia push o nowej wiadomości z komunikatora nie zawierają jej treści.

Role. Gdy kanał podłącza firma korzystająca z Wiralio (nasz klient), to ona jest administratorem danych swoich klientów, a Wiralio przetwarza je wyłącznie w jej imieniu i na jej polecenie jako podmiot przetwarzający (na podstawie umowy powierzenia — punkt d). Gdy chodzi o kanały samego Wiralio (np. nasz numer WhatsApp lub nasza Strona na Facebooku), administratorem jest Wiralio Sp. z o.o.

Przechowywanie i ochrona. Dane przechowujemy w bazie danych i magazynie plików Wiralio w Unii Europejskiej, oddzielnie dla każdej firmy (izolacja na poziomie bazy danych). Tokeny dostępu do kont Meta i dane bota Telegram są szyfrowane w spoczynku (AES-256-GCM), a ich pełna wartość nigdy nie jest pokazywana w interfejsie ani w odpowiedziach API; sekret webhooka przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu. Transmisja odbywa się kanałem szyfrowanym (TLS), a wiadomości przychodzące przyjmujemy tylko po weryfikacji ich pochodzenia. Na wniosek firmy Wiralio może włączyć automatyczne usuwanie danych kontaktu z komunikatora i jego korespondencji po określonym czasie od ostatniej wymiany wiadomości. Wiadomości i statusy WhatsApp usuwamy automatycznie po 180 dniach od ich zapisu. Poza tym domyślnie automatyczne usuwanie nie jest włączone — dane są wtedy przechowywane do czasu ich usunięcia przez administratora danych, wykonania żądania usunięcia (punkt f niżej) albo zakończenia umowy z firmą.

Odbiorcy i przekazywanie poza EOG. Wiadomości wysyłane i odbierane przez te kanały przechodzą przez infrastrukturę dostawcy komunikatora:

• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlandia) oraz Meta Platforms, Inc. (USA) — WhatsApp Business Platform, Messenger, Instagram, Graph API i Marketing API. Przetwarzanie przez Meta może obejmować przekazanie danych do USA; Meta wskazuje jako podstawę takiego przekazania ramy ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne. Wobec własnych użytkowników Meta przetwarza dane na zasadach swojej polityki prywatności.
• Telegram (Telegram Messenger Inc. i podmioty z nim powiązane) — dostawca komunikatora z siedzibą poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; wiadomości wymieniane przez Telegram są przetwarzane przez Telegram poza EOG, na zasadach jego polityki prywatności.

Dane z tych platform nie są udostępniane innym podmiotom, z wyjątkiem dostawców infrastruktury wymienionych w punkcie 9 oraz przypadków, w których obowiązek wynika z przepisów prawa.

f) Instrukcja usuwania danych — Facebook, Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram

Jeżeli korespondowałeś przez Facebook / Messenger, Instagram, WhatsApp lub Telegram z firmą korzystającą z Wiralio albo z Wiralio, możesz zażądać usunięcia swoich danych:

1. Napisz na adres kontakt@wiralio.com z tematem „Usunięcie danych — komunikator”.
2. Podaj, abyśmy mogli Cię odnaleźć: nazwę platformy (Facebook / Messenger, Instagram, WhatsApp lub Telegram); swój identyfikator na tej platformie — dla WhatsApp numer telefonu, dla Telegrama nazwę wyświetlaną i nazwę użytkownika (@nazwa), dla Facebooka, Messengera i Instagrama nazwę profilu; nazwę firmy, z którą korespondowałeś, oraz przybliżoną datę kontaktu. Nie przesyłaj nam haseł ani kodów dostępu.
3. Możemy poprosić o potwierdzenie, że żądanie pochodzi od Ciebie (np. o wysłanie krótkiej wiadomości z tego samego numeru lub konta), aby nie usunąć cudzych danych.

Żądanie zrealizujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od jego otrzymania i potwierdzimy to w odpowiedzi. Jeżeli korespondowałeś z firmą korzystającą z Wiralio, to ona jest administratorem Twoich danych — przekażemy jej Twoje żądanie niezwłocznie i wykonamy usunięcie na jej polecenie; możesz też zwrócić się do niej bezpośrednio — firma może sama usunąć Twoje dane funkcją dostępną dla administratora systemu albo zlecić to nam. W ten sam sposób możesz zażądać kopii swoich danych z tej korespondencji.

Usunięcie obejmuje:

• Twój wpis kontaktu z komunikatora (identyfikator lub numer telefonu, nazwę wyświetlaną, nazwę użytkownika);
• treść wszystkich wiadomości w rozmowie z Tobą — w obu kierunkach — w tym wcześniejsze wersje edytowanych wiadomości;
• załączniki z tej rozmowy wraz z zapisanymi plikami;
• nazwę rozmowy oraz podgląd treści w powiadomieniach dla pracowników; zaplanowane, jeszcze niewysłane wiadomości do Ciebie są anulowane.

W przypadku WhatsApp usuwamy wszystkie zapisane wiadomości i statusy doręczenia powiązane z Twoim numerem — pozostaje wyłącznie wpis w dzienniku zdarzeń z zamaskowanym numerem.

W systemie może pozostać wyłącznie informacja, że rozmowa istniała (bez Twoich danych i bez treści), oraz wpis w dzienniku zdarzeń o samym wykonaniu usunięcia, niezawierający Twoich danych. Z kopii zapasowych dane znikają zgodnie z cyklem ich rotacji opisanym w punkcie 11. Usunięcie danych w Wiralio nie usuwa wiadomości przechowywanych w Twojej aplikacji ani na serwerach Meta lub Telegrama — tymi danymi zarządzasz w ustawieniach danej platformy.

Jak odłączyć Wiralio na platformach:

• Facebook (dotyczy osób, które logowały się do Wiralio przez Facebook): Ustawienia i prywatność → Ustawienia → Aplikacje i witryny internetowe → wybierz aplikację wiralio → Usuń. Firma, która podłączyła swoją Stronę lub konto firmowe, odłącza aplikację w Meta Business Suite: Ustawienia firmy → Integracje → Integracje biznesowe → wiralio → Usuń.
• Instagram (dotyczy osób, które logowały się do Wiralio przez Instagram): Ustawienia → Aplikacje i witryny internetowe → wiralio → Usuń.
• WhatsApp: aby przestać otrzymywać wiadomości od firmy, zablokuj jej numer w aplikacji WhatsApp (informacje o kontakcie → Zablokuj).
• Telegram: w rozmowie z botem firmy wybierz „Zatrzymaj i zablokuj bota”.

Odłączenie aplikacji lub zablokowanie kontaktu zatrzymuje przesyłanie nowych danych, ale nie usuwa danych już zapisanych w Wiralio — do tego służy żądanie opisane wyżej. W sprawach danych z tych platform kontaktuj się z nami pod adresem kontakt@wiralio.com lub pisemnie na adres siedziby (punkt 1).

4. Jak przechowujemy i chronimy dane Google

• Tokeny dostępu i odświeżania OAuth są szyfrowane w spoczynku (AES-256-GCM) i nie są udostępniane w odpowiedziach API ani w interfejsie.
• Transmisja danych odbywa się kanałem szyfrowanym (TLS).
• Dane wydarzeń kalendarza przechowywane są w bazie aplikacji; metryki Search Console — w dedykowanej tabeli statystyk.
• Dostęp do danych Google ograniczony jest do funkcji widocznych i uruchamianych przez użytkownika w interfejsie aplikacji.

5. Ograniczone wykorzystanie (Google Limited Use)

Korzystanie z danych uzyskanych przez Google API odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego wykorzystania (Limited Use). W szczególności dane Google nie są wykorzystywane do celów reklamowych, nie są sprzedawane ani przekazywane brokerom danych, a treści tych danych nie są odczytywane przez ludzi — poza wyjątkami wyraźnie przewidzianymi w polityce Google (m.in. wyraźna zgoda użytkownika, względy bezpieczeństwa, wymogi prawa, dane zagregowane do operacji wewnętrznych). Pełną deklarację zawiera dokument Google API Limited Use.

6. Cofnięcie dostępu Google i usunięcie danych

• Dostęp Google można w każdej chwili odłączyć w ustawieniach aplikacji (przycisk odłączenia konta Google) — powoduje to usunięcie tokenów po stronie systemu oraz ich unieważnienie u Google.
• Dostęp można również cofnąć bezpośrednio na stronie myaccount.google.com/permissions.
• Uczciwie informujemy: dane zsynchronizowane wcześniej (np. wydarzenia w Twoim koncie, pobrane metryki) pozostają w koncie użytkownika do czasu ich ręcznego usunięcia lub usunięcia konta. Żądania usunięcia danych można kierować na adres kontakt@wiralio.com.

7. Funkcje AI

W ramach wybranych funkcji system może korzystać z zewnętrznych dostawców AI. Kategoryzacja wiadomości i podpowiedzi odpowiedzi w module Poczta są domyślnie wyłączone. Gdy zostaną włączone, do modelu Google Gemini API przekazywane są dla danej wiadomości: temat, adres nadawcy oraz pierwsze 4000 znaków treści. Dotyczy to również wiadomości pobranych z Gmaila drogą B opisaną w punkcie 3 (c) — odbiorcą jest wówczas Google, czyli ten sam dostawca, od którego dane pochodzą. Szczegóły opisuje Polityka AI/ML. Dane przekazywane dostawcom AI są ograniczone do zakresu niezbędnego do wykonania danej funkcji na żądanie użytkownika.

Anthropic Claude — stan faktyczny. Funkcje oparte o model Claude (Asystent AI w czacie, Autopilot bloga w trybie „Claude (subskrypcja)", auto-kategoryzacja produktów) działają obecnie w oparciu o subskrypcję Claude, z którą nie jest zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych. Z tego powodu są one wyłączone dla klientów korzystających z Wiralio jako usługi (najemców) i ich danych — do czasu uruchomienia wersji opartej o komercyjne API z umową powierzenia. Na własnej instancji Wiralio (wiralio.com) funkcje te są używane wyłącznie na danych własnych Wiralio Sp. z o.o. Klient może natomiast we własnym zakresie skonfigurować w module Blog dostawcę AI na własnym kluczu API (Anthropic, OpenAI, Google) — jest wówczas stroną umowy z tym dostawcą.

8. Cele i podstawy prawne

9. Odbiorcy danych (podprocesorzy)

Dane mogą być powierzane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie zawartych umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z jego instrukcjami.

10. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług Google (m.in. USA) dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie odbywa się z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przepisami RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) lub ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework). Dane klientów-najemców nie są obecnie przekazywane do Anthropic — funkcje oparte o Claude są dla nich wyłączone (sekcja 7). Po włączeniu kanałów komunikatorów dane korespondencji są przekazywane również do Meta Platforms, Inc. (USA) i do Telegrama (poza EOG) — szczegóły w punkcie 3 (e).

11. Okres przechowywania

Dane Konta przechowujemy przez czas trwania Konta oraz po jego zamknięciu przez okresy wymagane przepisami prawa (dokumentacja księgowo-podatkowa — co do zasady 5 lat od końca roku obrotowego). Tokeny Google są przechowywane do momentu odłączenia konta. Kopie zapasowe usuwane są w cyklu do 30 dni. Logi techniczne przechowujemy do 12 miesięcy. Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.

12. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Część z powyższych praw zrealizujesz samodzielnie i natychmiast, po zalogowaniu na swoje konto — bez kontaktu z nami i bez oczekiwania na odpowiedź:

• Kopia i przeniesienie danych (art. 15 i 20 RODO) — pobierz komplet swoich danych w pliku do odczytu maszynowego: Pobierz moje dane.
• Usunięcie konta (art. 17 RODO) — zamknij konto i usuń dane, których nie musimy zachować na podstawie przepisów (dokumentacja księgowo-podatkowa — patrz pkt 11): Usuń konto.
• Sprostowanie danych (art. 16 RODO) — popraw dane konta: Mój profil.

W pozostałych sprawach oraz gdy nie możesz zalogować się na konto, prosimy o kontakt: kontakt@wiralio.com.

13. Cookies

Zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii opisuje odrębny dokument — Polityka cookies.

14. Zautomatyzowane decyzje

Funkcje AI mają charakter pomocniczy i wspierają pracę użytkownika. Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

15. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem usługi lub zmianą przepisów. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem /legal/privacy wraz z datą ostatniej aktualizacji.